Экспертиза ценности документов, уничтожение архивных документов, обработка документов
Опубликовано: 04.10.2018
8(916)693 25 50
Уничтожение документов
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов по личному составу и отбор их на госу-дарственное хранение осуществляется на основе типовых и ведомственных переч-ней документов с указанием сроков хранения. Однако необходимо отметить, что к достаточному количеству документов по личному составу, имеющих долговременный срок хранения, в перечнях простав-лена отметка «ЭПК». Отметка означает, что часть этих документов может иметь научно-историческое, социально-демографическое значение и в установленном порядке должна быть передана на государственное хранение. К данной категории документов относятся: приказы по личному составу, лицевые счета, личные кар-точки, трудовые договоры, характеристики, документы по расследованию несча-стных случаев, профессиональных заболеваний, отравлений, протоколы заседаний аттестационных комиссий, нотариальные документы; особую группу документов представляют личные дела.
Обработка документов дела
Экспертиза ценности документов , в основном, направлена на ограничение приема в государственные архивы документов с повторяющейся и несуще-ственной информацией. При проведении экспертизы ценности дел необходимо соблюдать правило: отбор дел осуществляется путем их полистного просмотра; отбор дел по их заго-ловкам в описях дел или на обложках не допускается.
Уничтожение архивных документов
Хранение и уничтожение архивных документов организаций регулируется Основными правилами работы архивов организаций, которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (документ опубликован не был). Данный документ напрямую предназначен для регулирования деятельности архивов государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности (в соответствии с законодательством об Архивном фонде). Для иных организаций Правила носят рекомендательный характер.
Согласно Правилам архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению[1].
Документы личного происхождения в случае необходимости в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение. В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.
Архивная обработка документов
Архивная обработка документов (архивирование документов) позволит Вам раз и навсегда навести порядок в хранящихся документах:
классифицировать и систематизировать откладывающиеся в деятельности организации документы с помощью составленных описей документов и дел, что обеспечит их быстрый и удобный поиск по содержанию и видам; избавиться от документов с истекшим сроком хранения, что позволит освободить дорогие офисные площади и существенно упростит работу с оставшимися документами архива предприятия; подготовиться к возможным аудиторским и налоговым проверкам различных проверяющих и контролирующих органов власти; подготовиться к передаче необходимых документов архива предприятия на хранение в Архивный фонд Российской Федерации в случае ликвидации компании; при обнаружении утерянных документов, восстановить недостающую информацию, избежав при этом санкций и административной ответственности; обеспечить особо строгий учет ценных документов по личному составу и в случае смены руководителей различных уровней исключить возможность их утери.